2020年の手帳はNOLTY「PDCA手帳」で業務改善！
皆様、あけましておめでとうございます！
あっという間に2020年になりました。
新年ということで、新しい生活スタイルや習慣、活動などをスタートされる方も多いことと思います。
2020年最初の記事は、毎年ブログで書いている「手帳」についてです。
今年は色々悩みましたが、NOLTYから発売された「PDCA手帳」を使うことにしました。
ビジネスでよく聞く「PDCA」とは？
PDCAとは、Plan(計画)・Do（実行）・Check（評価）・Action（改善）の４つを回すことにより、業務を改善していく手法です。
ワード自体は昔からよく聞いていたのですが、PDCAを本格的にやってみようと勉強し始めたのは、今年のことです。
きっかけは、ベストセラーになっている、こちらの本でした。
現在、恐ろしいスピードで世の中が変化していることは、皆様もご存知のことと思います。
そんな変化の多い時代だからこそ、「鬼速」と表現された速さで、Plan(計画)・Do（実行）・Check（評価）・Action（改善）を回すことが有効である、ということを提唱する本です。
計画をして、実際にやってみる。
やってみた結果を評価して、改善点を探し、また新しい計画を立てる。
これだけ書くと非常にシンプルですが、実際にこの流れを実践してみると、非常に難しいことがわかります。
特に「評価」「「改善」のフェーズ。
計画を立てて実行する、ということまでは比較的容易なのですが、その結果をきちんと振り返り評価をする、改善していく、ということは、なかなかできません。
つまづきやすい「評価」を自動的に行う仕組み
「評価」をせず、さらにその先の「改善」もせず、やりっぱなしにしてしまう。
その原因となるのは、時間の問題、精神的な問題など、様々です。
私の場合の例ですが、1日のスケジュールを立てて、イラストを制作する、ということまでは実践するのですが、
・計画通りに完了することができたか？
・制作に集中できたか？できていないのなら、できなかった要因は何か？
・時間を無駄にしているプロセスはないか？
・もっと効率的にやる方法は考えられないか？
など、Do（行動）の結果を冷静に、客観的に振り返る「評価」プロセスが、ごっそり抜けてしまうのです。
「評価」が抜けてしまうことで、「改善」されることなく、同じことをずっとPlan(計画)・Do（実行）の２プロセスだけで繰り返してしまう、という悪循環に陥ります。
その「抜け」を、手帳によってシステム化する、というのが、今年の目標です。
ポイント１：PDCAを回しやすいフォーマット
PDCA手帳は、下図のようなフォーマットです。
この手帳は「バーチカル」と呼ばれる、縦軸が時間軸となったフォーマットです。
この「バーチカル」のスペースの外に、１週間という単位でCheck（評価）を書き込むスペースと、Action（改善）を書き込むためのスペースがあります。
まずは１週間の計画（Plan）を、このバーチカルに書き込みます。
私の場合は、最初に計画（Plan）をシャープペンで書き、実際にやったDo（実行）を、その上からカラーペンで書き込みます。
こうすることで、計画（Plan）と実行（Do）の剥離している箇所がわかります。
１週間の書き込みが終わった時点で、書かれた内容を「評価(Check）」し、振り返ることができます。
さらに「評価(Check）」の結果、「どうやったらもっと上手くいくか？」を考えるAction（改善）もすることができるのです。
ポイント２：『時間管理のマトリックス』
さらに、これはPCDCAとはまた別の要素になりますが…。
この手帳には、名著「７つの習慣」に出てくる『時間管理のマトリックス』も書くことができます。
『時間管理のマトリックス』は、名著「７つの習慣」に出てくる内容の中で、私が最も大切にしているものです。
私たちは、毎日おびただしい数の「やること」に追われています。
ですが、この「やること」には、「すぐにやったほうがいい重要なこと」もあれば、「重要ではないけれど惰性でやっていること」「人から言われるので急いでやっていること」なども含まれます。
つまり、日々の「やること」を意志を持って区分しなければ、多くの時間とエネルギーを無駄にしてしまうのです。
それを防ぐために、『時間管理のマトリックス』では、『緊急度』と『重要度』で切り分け、下記の四つの領域に切り分けています。
- 緊急で重要なこと
- 緊急ではないが重要なこと
- 緊急だが重要ではないこと
- 緊急でもなければ重要でもないこと
この領域で日々やることを分けるためのスペースも、PDCA手帳では用意されています。
書き込んだ１週間の予定の中で
・本当に重要で、急いでやったほうがいいことは何か？
・最も後回しになりやすい「重要だけど緊急ではないこと」は何か？
・自分がつけた順位で実行できたか？
ということを、チェックできます。
特にチェックしたいのが「重要だけれど緊急ではないこと」。
私の場合は、手帳に描いてある通り、ポートフォリオサイトにオリジナルのイラストを制作してアップすること、ストックイラストを制作すること、語学学習などです。
どれも、期限がない「緊急ではない」ことです。
ですが長い目で捉えると、将来大きな影響が出る「重要なこと」です。
この「重要だけれど緊急ではないこと」をやる時間とエネルギーが、日々の「緊急で重要ではないこと」「緊急でも重要でもないこと」に圧迫されてしまい、全く手をつけられない、ということが起きやすいのです。
そこで、この手帳であらかじめ「重要だけれど緊急ではないこと」はどれなのかを自分で書き込んでおき、週の終わりに、実際にできたかどうか確認するのです。
PDCAとはまた別要素ですが、手帳に含まれているこのマトリックスも、非常に嬉しいポイントです。
ポイント３：年間の目標を毎日確認
さらにPDCA手帳は、手帳を開いた最初のページに、「年間目標」を書くスペースがあります。
この年間目標、１年の最初に「今年こそはやるぞ！」と考える方も多いと思うのですが、１年の中で、あっという間に見なくなりませんか？
少なくとも、私はそうでした（笑）
長いスパンの目標や計画は、長いゆえに、継続して確認することが難しくなります。
PDCA手帳では、開いてすぐのページに年間目標が書いてあるので、随時見直すことができます。
「ああそうだった、今年はこれをやるんだっけな…」と自覚することで、忘れていた目標に再び気づくことができるのです。
自力でやらず、「仕組み」に頼れ！
これらを、自分の力だけで「習慣」としてやり続けることは、かなり大変です。
私は、過去に何度も挫折してきました。
今年こそは振り返りをするぞ！と年始に決意しても、日曜日が忙しくて、それどころでは無くなったり…。
何もできなかった後悔に打ちのめされて、振り返るのを避けたり…。
使いこなせなかったツールの数々を見ると、自分の駄目さを痛感させられるようで、さらに落ち込みます（笑）
とかく人間は、意志力の弱い、感情的な生き物です。
あれをやるぞ！これをするぞ！と「決意」しても、意志力が弱まったり、毎日の感情の波に振り回されて、継続できなくなります。
効果的なのは、どれだけ意志力が弱くても、毎日の感情が揺れ動いても、「簡単に」「自動的に」自分のやりたいことが継続できるような“仕組み”を作っておくこと。
手帳は、その最たるものです。
実際に手帳を使い始めて１ヶ月半ほど経ちましたが、今のところ、非常に楽に「評価」＋「改善」ができています。
今年はPDCA手帳の仕組みに頼りながら、PDCAを回したいと思います！
